Office办公文秘使用技巧

  办公自动化已经成为现在文秘最普遍的工作之一,下面给大家介绍Office办公文秘使用技巧,欢迎阅读!

Office办公文秘使用技巧

  数字格式批量转换

  在完成一篇报告后,才发现其中最有说服力的数字显得很不清楚,这样就大大削弱了文章的说服力。为了让这些数字达到醒目的效果,可以为它们设置一些特殊格 式。按下“Ctrl+H”组合键调出查找和替换对话框,将光标定位在“查找内容”框中,然后单击“高级”展开对话框,再单击“特殊字符”并选择“任意数 字”,这时“查找内容”中会自动显示为“^#”。将光标定位在“替换为”框中,然后在“特殊字符”中选择“查找内容”,将显示“^&”。接着单击 “格式”为数字设置一些特殊格式,比如字体加大、文字加粗以及特殊颜色等。最后单击“全部替换”就可以了。不过要注意,它会让文档中的所有数字都改变的。

  查找对话框中的快捷键

  执行“编辑-查找”命令,或者按“Ctrl+F”键调出查找对话框,会发现对话框中的许多项目之后都有一个带下划线的字母,这就是此项的快捷键了,不过一 定要先按Alt键才能让它们起作用,比如按“Alt+F”,是查找下一处,按“Alt+M”是打开高级选项,按Alt+D/P/G,是在查找、替换、定位 这三个选项卡中切换等(本技巧同样适合其它的对话框)。

  另外,在office20xx中进行查找/替换时,我们经常会在不关闭查找/替换对话框的情况下,切换到正文中进行修改,然后再回到查找/替换对话框中继续操作,一般都是通过鼠标点击进行切换,其实直接按Ctrl+Tab键就可以了,非常方便。

  在最后一次搜索结果中快速浏览

  当你搜索完毕,退出查找对话框后,如果想回过头看看刚才的搜索结果,这时不用再打开查找对话框,直接按Ctrl+PageUp键或Ctrl+PageDown键,就可以在上一次的搜索结果中快速浏览了。

  高亮显示所有搜索出来的结果

  为了让搜索出来的结果更醒目,可以让搜索的结果内容高亮显示出来。操作很简单:在查找对话框中选中“突出显示所有在该范围找出的项目”就可以了。

  替换时巧妙保留书签

  假设在word中有这么一段文本:This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中括号括起来的部分表示定义了书签,括号是为了让大家看的清楚,真实文本中并没有出现。如果在进行替换操作时,将两个人物名称换成了其它人名,那么书签 也会随之丢失。大家在定义书签时,将人名前后的空格都包括进来,如下所示:This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.

  使用图片替换文本

  有时我们可能想用图片来替换某些文本,比如,你可能想用公司的Logo图片来替换文档中的所有公司名称,可通过下面的步骤来实现:

  第一步:图片插入到文档中,选取它,再按Ctrl+X键剪切把它放到系统的剪贴板中。

  第二步:按“Ctrl+H”键调出替换对话框,在“查找内容”中输入要替换的文本,在“替换为”中输入“^c”(不含引号,下同)。

  第三步:可以单击“查找下一处”、“替换”一个一个替换,也可以单击“全部替换”一次性全部替换。这时文档中的被替换的文字,就都会成图片了。

  快速找出word中的域

  为了增加互动性,有些人会在word中插入大量的域,数量一多,可能连作者自己都记不清了。可以通过查找功能,快速浏览这些域代码。

  第一步:确定域代码为打开状态,否则按“Alt+F9”键让它们显示。

  第二步:按“Ctrl+F”键调出查找对话框,在“查找内容”中输入“^d”或者“^19”,然后连续按“Alt+F”键,就可以快速浏览文档中的域了。

  巧用替换批量设置文档格式

  在一些文章中,尤其是一些学术论文,会大量出现一些同样的术语或关键词,如果想让这些术语或关键词有一个统一的格式,不用一个一个设置,用替换功能很快就能完成。

  第一步:找到要设置格式的第一个术语或关键词(如:“虚拟现实”),设置它的大小、字体、颜色等格式。选中设置好的术语,按“Ctrl+C”键将它复制到剪切板上。

  第二步:按“Ctrl+H”键调出替换对话框,在“查找内容”中输入“虚拟现实”,在“替换为”中输入“^c”,然后单击“全部替换”按钮。文档中所有的“虚拟现实”一词,就被设置成统一的格式了。

原创文章,作者:fanwen,如若转载,请注明出处:https://fanwen.hongwu.com/65895.html

(0)
上一篇 2022年11月2日 上午10:22
下一篇 2022年11月2日 上午10:28

相关推荐

  • 关于文秘工作职责

      文秘工作也是不轻松的,到底有什么工作职责呢?下面请看小编给大家整理收集的关于文秘工作职责,供大家阅读参考。 关于文秘工作职责1   (1)在办公室主任领导下做好办公室日常行政事…

    秘书基础 2023年8月18日
  • 文秘基本常识

      文秘工作的综合性决定了秘书人员既要具有广阔的知识面又要有深厚的专业知识。下面是小编精心为大家整理的文秘专业基础知识大全,欢迎阅读。   20xx文秘基础知识【一】   秘书工作…

    秘书基础 2023年1月10日
  • 秘书角色意识的介绍

      秘书的角色意识问题,不仅有助于我们加深对秘书的认识和理解,而且还有助于我们把握秘书人员所处的特定工作环境,下面第一范文网小编给大家介绍关于秘书角色意识的相关资料,希望对您有所帮…

    秘书基础 2022年11月19日
  • 公司罚款通告范文

      公司员工犯了工作上的错误以后,为了以示警戒通常会发布一个公司处罚通告。下面是第一范文网小编为你带来的公司罚款通告范文,欢迎参阅。 公司罚款通告范文1   3月16日,XX车间员…

    秘书基础 2022年10月2日
  • 公司迟到处罚通知范文

      公司应对迟到、早退的员工做出相应的处罚。下面是公司迟到处罚通知范文,欢迎参阅。 公司迟到处罚通知范文1   近期员工上班迟到现象比较严重,且经公司多次通报警示后,仍有部分员工置…

    秘书基础 2022年7月16日
  • 见义勇为表彰通报范文精选

      表彰性通报是党政机关、企事业单位和社会团体内部经常使用的一个通报文种。写好表彰性通报,对表彰先进、弘扬正气有非常重要的意义。本文是第一范文网小编为大家整理的见义勇为表彰通报范文…

    秘书基础 2022年7月12日
  • 广告文案策划范文

      文案来源于广告行业,是“广告文案”的简称,由copy writer翻译而来。多指以语辞进行广告信息内容表现的形式,策划是广告系统中的根基与框架,文案则是…

    秘书基础 2022年8月26日
  • 秘书实务课程总结

      《秘书实务》是文秘及相关专业一门重要的专业基础课程,这门课程应用性强,如何写课程总结呢?下面第一范文网小编给大家介绍关于秘书实务课程总结的相关资料,希望对您有所帮助。 秘书实务…

    秘书基础 2022年12月6日
  • 秘书工作案例的介绍

      《秘书工作案例》选录了100多个与秘书工作有关的各类案例,内容涉及秘书职业的方方面面,下面第一范文网小编给大家介绍关于《秘书工作案例》的相关资料,希望对您有所帮助。 《秘书工作…

    秘书基础 2022年7月27日
  • 最新公文写作命令范文

      命令(令)是行政公文中最具有强制性特征的文种,一经发布,受令者必须无条件地绝对服从,迅速坚决地执行。本文是第一范文网小编整理的最新公文写作命令范文,欢迎参阅。 最新公文写作命令…

    秘书基础 2022年8月9日

发表回复

您的邮箱地址不会被公开。 必填项已用 * 标注