文秘岗位基础知识

  在一个企业中,文秘工作具有十分重要的作用,相关政策法规的宣传贯彻、老总的指令、公司的决策、企业的理念、员工的声音,规章制度、信息传递、社交关系、沟通联络等等,都会在文秘工作中体现出来。下面是文秘岗位基础知识,随小编一起来看一下吧。

  秘书是公司和当店树立于客户面前的形象窗口,是一个枢纽起着承上启下的作用,是店长的左右手。一个优秀的秘书能为主管分担一半以上的事务及管理工作。店务秘书的主要工作职责有:店内事务管理;互动管理;与总部沟通管理;紧急事务应对管理

  (一)客户资料管理

  【总客户登记册】用于登记当天值班接待的上门客人和经纪人当天获取的除上门外的客人,秘书负责提醒督促经纪人将当天收集到的所有客人登记在总客户登记册上。及时更换收藏已登记满的总客户登记册,存档一年后作废销毁。

  【登报客户登记表】用于登记登报来电问询的客户,编号并与当天下午下班前统一分配给经纪人,督促跟进。及时收藏半年后作废销毁。

  (二)制度执行

  秘书在执行制度过程中应以《公司制度》、《行为规范》及当店管理制度为标准,发现某同事违反规定时,及时给予提醒,或汇报店长,由店长决定是否处罚,店长确定处罚,秘书开罚单,店长签字,秘书执行罚款。

  (三)考勤管理:秘书应该熟练掌握《考勤管理办法》的详细内容,严格监督打卡情况。中国房地产中介联盟网–联盟吧-

  (四)值班管理:秘书于当月的最后一天制定下月的值班表,由店长确认签字生效,于晚会告知传阅并张贴告示当店同仁,以便于经纪人提前做计划。

  (五)卫生管理:当天卫生由值班人员打扫,秘书应监督当店卫生及办公设备的整洁度。发现值班人员没做卫生或马虎对待的,告知店长,由店长处罚。每月负责组织至少一次的卫生大扫除。

  (六)表格表单管理

  【普通表单格】:经纪人用和秘书用的表单格分类存放于固定位置,并标识清楚,一周整理一次,及时备存,确保各类表单格齐全供经纪人使用。

  【特殊表单格】:租赁合同和收据要在租赁专员提出申请时发放,发出24小时内收回租赁佣金,收据本和一份存档合同(一式三份中的其中一份)。作废合同三份都收回并注明“作废”的字样。月底将当月的所有存档合同汇总,制作租赁档案上交财务部

  (七)当店办公用品和基金的管理

  【办公用品的领用】制作成一份办公用品领用登记表,监督领用登记,月底统计,供数据分析用。对当店办公设备进行维护,如出现故障先寻找原因,在能力范围内的尽量独立解决,在能力范围外的及时与厂家或其他服务机构联系。

  【当店基金的管理】:根据当店具体情况于月初或月末将当店基金收支明细表张贴告示

  (八)数据汇总

  【每周】:周考勤汇总,客户和房源统计,带看量、签单数汇总。

  【每月】:月考勤汇总,客户和房源汇总,带看量签单明细统计,当店话费及办公用品费用统计。

  (九)接待

  【客户接待】:在值班人员外出带看或繁忙时接待上门客户,将客户信息分类登记于登记表中,尽量详细具体,并于当天交接给值班人员。秘书所接待的房源及客人统归当天值班人员所有。

  【同事接待】:来者是客,到当店来的他店经纪人或其他部门的同事都应热情接待,倒水让座,提供恰当的帮助。

  【注意事项】:

  a:秘书是公司的形象代表,是当店的窗口和枢纽,接待礼仪要规范细致到位。

  b:随时保持饱满的精神状态。

  (十)注意职责与工作任务:

  1、负责公司内、外部文书处理:负责集团公司相关资料文件的接收、装订、传阅、送签;负责集团公司内的复印、传真、打印等工作。

  2、协助办公室主任进行相关会议的组织,并做好记录:负责会议的记录和整理;负责会议场所的安排与布置;负责会议的服务工作及相关活动的安排;负责会议相关资料的编印。

  3、协助办公室主任做好公司的接待工作:协助办公室主任负责公司来访人员的接待,包括外事活动的组织、接待、翻译工作;协助办公室主任负责公司相关公共关系的建立和保持。

  4、协助办公室主任做好其它各项工作:协助办公室主任做好公司印签的使用与管理,并做好用印的登记,以备查。

  5、协助档案管理员做好档案管理工作。

  6、完成办公室主任交办的其它各项工作。

  (十一)权力和责任:

  权力:相关文书的起草权。

  考核指标:文书起草、会议记录完成质量及完整性;文书收发的及时性、准确性;考勤、服从安排、遵守制度;其他专业知识技能。

原创文章,作者:fanwen,如若转载,请注明出处:https://fanwen.hongwu.com/12556.html

(0)
上一篇 2022年7月23日 下午7:34
下一篇 2022年7月23日 下午7:36

相关推荐

  • 文秘专业就业形势

      秘书在企业中属于最基础,也是最重要的岗位之一,其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。作为一种全球性的职业,文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。小叶为你整理了文秘专业就业形势…

    秘书基础 2022年8月8日
  • 经典生日祝福句子范例

      经典生日祝福句子,是最应景的生日祝福,下面是第一范文网小编精心整理的经典生日祝福句子,供大家学习和参阅。   经典生日祝福句子   1、风是透明的,雨是滴答的,云是流动的,歌是…

    秘书基础 2022年9月8日
  • 文秘与秘书的区别

      作为一种全球性的职业,文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。它与秘书之间有着怎样的区别?   1:文秘和秘书的区别有两点,如下:   (1):服务范围:文秘既可以服务于行政…

    秘书基础 2022年9月25日
  • 办公室文秘工作职责是什么

      秘书的行业大同小异,但是不同地方的秘书岗位职责是不一样的,办公室文秘工作职责是什么?下面是小编为大家收集整理的办公室文秘工作职责,欢迎阅读。 办公室文秘工作职责   一、做好各…

    秘书基础 2022年8月15日
  • 秘书基础知识备考试题

      文秘基础知识与技能包括文秘基础知识、文秘基础知识与技能、文秘基础备考试题,下面第一范文网小编给大家介绍关于秘书基础知识备考试题的相关资料,希望对您有所帮助。 秘书基础知识试题如…

    秘书基础 2022年9月2日
  • 参加培训学习申请书

      参加培训学习不仅是一次增加知识储备的机会,更是一次自我成长的良机,下面是第一范文网小编精心整理的参加培训学习申请书,供大家学习和参阅。   参加培训学习申请书   尊敬的各位领…

    秘书基础 2022年11月24日
  • 文秘基础之会议纪要格式与例文

      会议纪要作为其他行政规范性文件的一种公文形式在现实生活中起着非常大的作用,会议纪要是记载和传达行政机关有关会议情况和议定事项的法定公文形式,文秘的主要工作之一是写作,本文为大家…

    秘书基础 2022年7月28日
  • 男文秘的工作内容

      工作内容是指劳动者具体从事什么种类或内容的劳动,是劳动合同确定劳动者应当履行劳动义务的主要内容,   这是小编为大家带来的男文秘的工作内容,希望能帮助到大家。 男文秘的工作内容…

    秘书基础 2022年12月14日
  • 秘书工作心得

      秘书做久了,你有什么心得体会呢?下面是第一范文网小编为你整理的秘书工作心得,希望对你有用!   秘书工作心得1   我是一名办公室秘书工作人员,虽然从事这项工作的时间并不长,但…

    秘书基础 2022年7月14日
  • 法院综合文秘岗位职责

      法院(court),是世界各国普遍设立的国家机关。主要通过审判活动惩治犯罪分子,解决社会矛盾和纠纷,维护公平正义。小编为你整理了法院综合文秘岗位职责,希望对你有所参考帮助。  …

    秘书基础 2022年11月3日

发表回复

您的邮箱地址不会被公开。 必填项已用 * 标注