办公室文员工作职责

  办公室文员工作职责主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发等重点事情,以下是小编为大家整理的办公室文员工作职责,仅供参考。

  第1篇:办公室文员工作职责

  一、人事方面:

  1. 检查全体员工出勤状况,按照公司有关规定,督促员工遵守公司规范和人事纪律;

  2. 收集及存档相应的劳动、人事法规及公司下发文件,向厂内管理人员提供人事规范咨询;

  3. 负责公司各项人事制度的传达,实施和检查;

  4. 负责公司人员的招聘工作;

  5. 公司全体人员的合同、档案管理和资料的收发;

  6. 负责公司全体员工绩效考核的组织、实施和总结;

  7. 负责规划、执行员工的培训工作;

  8. 与政府有关职能部门保持联系,保证公司良好的外部环境。

  9. 月底负责工厂全体人员考勤统计;

  二、业务跟单方面:

  1. 接受上级工作指示和客户信息,将该信息传达给公司内部对应部门。

  2. 听从上级管理意见,听从其他部门,特别是生产部门关于交期的意见。

  3. 每日适时下车间追查生产状况是否可以满足客户交期。

  4. 客户样品管理:

  1)当工程接到新产品单时,配合工程向客户寻求相关资料,

  2)当客户有交货需求时,督促工程迅速完成样本工作。

  3)如送样前客户提出交货,要求客户提出预产订单或其他生产排程依据,以方便安排生产。

  4)当工程送样达成,参与新产品发布会,在会议前后时向客户讯证,并索要正式订单。

  5)将工程确认的样品,按册记录发放给品质部门,作为量产的管制依据。

  6)如品质部门或客户对样品提出疑问,将信息传达给工程处理。

  5. 下单跟单工作:

  1)追客户下订单或其他生产排程依据,以方便安排生产。

  2)依据客户订单下公司内部制造通知单并发放各相关部门,并做好工单发放记录,避免造成有单无货或有货无单情况。

  3)审核生产日报表,进行工单产能结算工作,以追踪工单达成情况

  4)如公司生产量或生产工艺无法达成客户交期时,及时与客户沟通处理。

  6. 出货追踪管理工作:

  1)将和客户协商的交期制定成出货计划,请仓库,品质做好出货准备。

  2)如客户对出货时间有疑问,与客户协商;尽量满足其合理的要求。

  3)督促生产部门达成交期并及时入库,要求仓库及时备料请品质部门检验,以上工作需要提前完成,避免出现备料不及时或无计划的出货。

  4)督促仓库送货员将送货单准确收回,并建档以方便查帐。

  7. 其他工作:

  1)按时和客户有关人员进行帐务核对,确保送货单没有失误。

  2)如客户有变更交期的,积极与仓库协商,修订生产计划,督促生产部门执行之。

  3)如生产部门因交期没有达成,及时和客户协商,商讨新的交货时间。

  4)如需要补单交货的,与生产部门协商及时补单作业。

  5)积极和仓库一起与客户协商包材回收问题,减少公司包材损失。

  三、采购方面:

  1、 认真执行公司采购管理规定和实施细则,严格按采购计划采购,做到及时、适用,合理降低物资积压和采购成本。对购进物品做到票证齐全、票物相符,报帐及时。

  2、 熟悉和掌握市场行情,按“质优、价廉”的原则货比三家,择优采购。注重收集市场信息,及时向部门领导反馈市场价格和有关信息。合理安排采购顺序,对紧缺物资和需要长途采购的原料应提前安排采购计划及时购进。

  3、 严把采购质量关,物资选择样品供使用部门审核定样,购进大宗物资均须附有质保书和售后服务合同。积极协助有关部门妥善解决使用过程中会出现的问题。

  4、加强与验收、保管人员的协作,有责任提供有效的物品保管方法,防止物品保管不妥而受损失。

  5、完成领导交办的其它各项工作。

  第2篇:办公室文员岗位职责

  1. 负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。

  2. 办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。

  3. 接听、转接电话;接待来访人员。

  4. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

  5. 负责传真件的收发工作,传真信息必须在五分钟内送达相关人员。

  6. 负责收发管理报纸、信函;

  7. 负责考勤和加班申报单的报表与汇总,并起到有效监督和引导作用。

  8. 协助其他部门的工作,并和其他部门友好相处。

  9. 负责总经理办公室的清洁卫生:如烟缸不得超过十个烟蒂,访客离去后,十分钟内必须清洗好烟缸、茶杯。

  10. 负责接待工作:如有访客进入接待厅,应抬头行注目礼―您好,请问找谁?并请访客入坐,请示后引入相关区域,在一分钟内端上茶水,并负责加水、更新烟缸;

  11. 总机服务工作:铃响三声内必须接听,―您好,XX公司。若自动转拨,三分钟内必须转为人工;来电找―总经理‖,判定是广告类,不应直接转入,应问清何事后转接相关部门;

  12. 安全工作:下班前检查复印机关机,关闭所有电源,负责关好门窗;

  13.上面交办的其它临时工作。

  第3篇:办公室行政文员工作职责

  1. 负责接听、转接电话;接待来访人员。

  2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

  3.做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作,实行集中统一管理;

  4.负责档案的借阅、复制和利用,根据需要,编制必要的检索工具和参考资料,注意信息反馈,为公司各部门的档案查阅提供方便,认真做好使用记录;

  5. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。

  6. 负责办公室的清洁卫生。

  7. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

  8. 负责传真件、邮件的收发工作。

  9.负责公司合同、标书以及各类文件的制作、打印工作。

  10 社会保险的投保、申领。

  11.管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

  12. 接受其他临时工作.

  13.到银行打印银行对账单,取回税单和到帐回单。每月最后一天到银行办理。

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