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企业如何编写职务说明书
在企业组织中，岗位是最基本的构成单位。想把一个企业管好，必须把一个个岗位管理好。岗位管理是一个复杂的体系，其中最基础的手段就是通过工作分析对岗位进行文字性的界定和说明，也就是我们通常所说的编写职务说明书。职务说明书，是表明企业期望员工做什么、员工应该作什么、应该怎么作和在什么样的情况下履行职责的汇总。在现代化的企业管理中，科学地进行工作分析，能够确保将整个企业的目标转化为所有员工的个人目标，使企业的经营压力转化为每个员工的工作动力和责任约束。
职务说明书的主要作用
职务说明书主要发挥四个方面的作用：首先，职务说明书清晰地列出了员工的职责范围，在年初的时候，看看自己的职务说明书，就可以大致了解一年的工作目标;第二，职务说明书囊括了岗位所需要的能力，员工可以对照，自己在这些方面发展得如何，哪些能力还需要进一步提高;第三，职务说明书令上下级关系一目了然：谁向你汇报，你又向谁汇报;第四，职务说明书还有利于上级主管对员工进行管理。主管招聘新员工，考核老员工的工作表现，都可以参考职务说明书的要求。一般来说，员工及其上级主管都必须在员工的职务说明书上签字，表明双方都认可说明书的各项条款，这其实就是上下级的沟通过程，沟通好了，可以为后面的工作扫清不少障碍。由于职务说明书具有明确工作职责与权限、工作目标、工作特点、任职要求等作用，并能为工作评价、人员招聘、绩效管理、培训与开发、薪酬管理等提供依据，它已受到企业重视，并成为现代企业管理的基础工作之一。
职务说明书的编写
企业应该把职务说明书的编写工作作为企业现有岗位的一次大盘点，或者说是一次业务流程的重组，从而明确各岗位的职责与权限，规范工作流程，以实现科学管理的目的。职务说明书编写的过程，其实是对企业业务流程重新认识的过程。一套科学、规范的职务说明书能对企业的各项工作及人力资源管理的其他工作提供依据。根据企业的发展战略来进行组织结构设计，根据组织结构设计来进行职能分解，根据职能分解来做岗位设置，根据岗位设置来做工作分析和岗位研究，最后形成职务说明书。
在开展职务说明书的编写工作之前，人力资源经理应和高层领导进行讨论，使高层领导率先树立岗位责任意识，对各项工作实行归口管理，改变自由随意的管理风格。编写过程中，各部门的主管和员工应积极配合，人力资源部为其提供编写技术的培训、指导和审核。人力资源部可灵活选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法，进行认真的工作分析和调查，了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级关系、对内对外的联系、任职资格等要素。行业的发展、企业的变革会给岗位提出新的要求。因此，企业编写出规范的职务说明书后，还应建立起职务说明书的动态管理制度，由专人负责管理更新。
在与高层领导取得共识、进行必要的宣教后，接下来要做的就是岗位信息的调查。岗位调查是以工作岗位为对象，采用科学的调查方法，收集各种与岗位有关的信息的过程。岗位调查必须采用科学方法认真进行，确保材料的真实性、可靠性和完整性。岗位调查是职务说明书编写工作的重要组成部分，只有做好这项工作，职务说明书的编写才能顺利进行。
岗位调查的主要方式
1.面谈：就是拿着岗位调查表到现场和从事这个岗位工作的员工进行面对面的交流，了解情况。面对面调查的时候，调查者应该做好记录，详细把被调查者的原话记下来，回去以后进行分析。特别注意的就是必须记下原话，这样才能保证获得的信息是“绿色信息”。
2.现场观测：在现场进行观测，了解这个岗位的工作内容、工作的时间和工作负荷等问题。将现场的情况如实记录下来，并结合通过其他方法得到的岗位信息全面分析该岗位的情况。
3.书面调查：给在这个岗位工作的员工发放一个岗位调查表，通过这些调查表进行岗位信息的收集、整理和分析。书面形式的效果不如面谈和现场观测，因为当面调查的时候被调查者可以提供很多信息，分析工作能够更深入或者更能得出准确的结论。但在岗位非常多的情况下，面谈和现场观测会耗费大量的时间和成本。笔者建议对重要岗位用面谈和现场观测的方法，对一般岗位可以采用书面调查的方法。
岗位信息调查表的内容包括：
(1)工作任务的性质、内容、程序、地点、时间
比如是做什么工作的，是部门领导还是某一方面的主管，是做研发的还是做销售的;这些内容里面哪些比较重要，哪些比较次要;工作经过哪些程序，是怎么做的;完成这项任务，领导有没有在时间上的要求等等。
(2)本岗位的责任
这个岗位负哪些责任，哪些负主责，哪些负部分责任，哪些工作只是支持别人。
(3)要求的学历、经验、年龄及其他资格和条件
岗位要求什么样的任职条件，比如对学历、经验、年龄和身体有什么要求。比如某些岗位女同志做不太适合，要求一定是男性;有些工作一定要求大本以上学历，或者五年以上的工作经验等。
(4)工作的应知应会的技能
负责这项工作必须要懂某些方面的知识，比如一定要懂化工或办公设备自动化等等。
(5)与公司内部和外部的关系
比如你是某某部门的职员，首先打交道的是部门经理，再上面是分管这项工作的总监或者副总，可能要和营销部、技术部打横向交道。对外，比如说要和工商局、技术监督局打交道，这些情况在岗位调查的时候都要摸清楚。
(6)工作环境条件
工作处在一种什么条件下，特别是对于劳动密集型的企业，比如说港口行业、建筑行业、化工行业，可能涉及野外、高空作业或接触有毒气体等等。在做岗位分析和评价的时候要考虑这些因素，比如化工行业和接触有毒气体的车间的员工除了基本工资还得给与营养补贴。
职务说明书的主要内容
有了岗位信息以后，我们就可以着手制定职务说明书了，大多数情况下，职务说明书应该包括以下主要内容：
1.工作标识：包括岗位名称、岗位编号、所属部门、直属上级、纵向晋升岗位、横向轮换岗位、岗位系列、岗位级别。
2.管理幅度：为该岗位所直接管理的人数，它包括直接管理的岗位名称和人数，也就是直接向该岗位汇报工作的员工人数。
3.岗位目的：简要说明工作的主要内容，设置此岗位的意义。
4.岗位责任：指该岗位所承担的责任，着重强调必须完成的任务，一旦发生过失应受到惩罚，责任性质需要加以界定，包括领导责任、全部责任、主要责任和次要责任。
5.岗位权限：指为完成该岗位工作内容，而赋予该岗位的权限范围，包括业务权限、人事权限和财务权限。
6.工作关系：指该岗位与公司内外其它岗位之间的关系，包括与上级、同级和下级的沟通，以及公司外部组织等。
7.任职要求：指对从事该岗位员工的身体素质、教育背景、工作经验、专业知识、职业资质、工作能力的要求。
职务说明书根据公司的具体情况进行制定，而且在编制时，要注意文字简单明了，使用浅显易懂的文字;内容要越具体越好，避免形式化和书面化;随着公司规模的不断扩大，职务说明书要在一定的时间内给予修正和补充，以便与公司的发展保持同步。
职务说明书的编写误区
目前有很多企业在完善了职务说明书的工作后，并没有让它在企业管理工作中发挥应有的作用。笔者认为，这并不是职务说明书本身的局限，更多是企业走进了职务说明书编写的误区，降低了其在管理中的应用性。那么。职务说明书的编写有哪些误区呢?
1.功能错位
在谈及岗位描述时，很多企业都能捧出一叠厚厚的文案，但细读后，就会发现，他们并不是职务说明书，而仅仅是岗位职责制。企业的岗位职责制并不是职务说明书。岗位职责制是岗位任职人应该完成的职责，并不能全面反映岗位的信息，并没有其行为或工作活动的结果。但是职务说明书则全面反映了岗位和岗位任职人的全面信息。
2.责任不清
为适应外部竞争环境，许多企业以团队来设计工作任务，即同一项工作任务需要几个部门或几个岗位共同完成，这就出现了职责交叉。正确地处理职责交叉有助于发挥协作效应，取长补短，提高工作效率。但很多企业在撰写职务说明书时对这些职责交叉的工作没有明确各岗位的职责权限，以及对工作结果应承担的责任，反而导致工作中岗位职责不清、多头领导，工作中出现问题各部门间又互相推诿，降低了工作的效率。
3.职责重叠
在企业的实际中，对于工作任务性质相同、工作任务量较大的工作，有的岗位不可避免会出现了一岗多人的现象。在岗位描述时是否只需编制一份职务说明书呢?很多企业在描述此类岗位时，采取了简单的一刀切的方法，归纳出该岗位的共同特征，定义了岗位的共同要求，却忽视了该岗位的不同任职者之间工作任务的差别，以及由此导致的对任职人资格要求的差异，这显然是一种不可取的方法。如果是对岗位进行描述，应该采用“一岗一份”说明书的方式，每个任职人持有一份。目前不少企业在开展工作分析时，却混淆了"工作"和"岗位"这两个概念。
4.闭门造车
目前，不少企业已经认识到职务说明书的作用，纷纷在企业开展工作分析的工作。但编写出来的职务说明书却未真正起作用。有的企业在对工作分析缺乏正确认识的情况下，就盲目随大流，要各个岗位上的任职人自己编写职务说明书;有的企业，由人力资源部闭门造车，使描述脱离本岗位的实际，尤其是对任职人资格的界定缺乏客观的标准，结果使职务说明书无法在实际工作中使用，成为案头摆设，只好被束之高阁。
5.不成体系
职务说明书编写的过程，其实是对企业业务流程重新认识的过程。一套科学、规范的职务说明书能对企业的各项工作及人力资源管理的其他工作提供依据。但是，不少企业的岗位描述都有不完整、夸大职责或缩小职责、任职资格主观性强等问题。有的为了节约成本，甚至只对关键岗位或部门进行岗位描述，导致后续的岗位评价、招聘等工作缺乏客观、统一的尺度，科学的人力资源管理工作也无从谈起。
职务说明书编写误区的原因分析
在职务说明书编写工作中，为什么会出现这样的误区?笔者认为会出现这样或那样的误区的主原因主要以下几点：
1.为编写而编写
目前，在一些企业中，由于管理流程的不规范，或管理者本身的行为不规范等问题，使得企业存在职责不清、工作任务随意性较大、出现问题互相推诿等管理问题，不少企业只关注职务说明书的结果或形式，使得职务说明书成为现实工作流程的再现。企业职务说明书编写工作的开展，应该侧重于工作分析的过程，把职务说明书的编写工作作为企业现有岗位的一次大盘点，或者说是一次业务流程的重组，从而明确各岗位的职责与权限，规范工作流程，以实现科学管理的目的。
2.缺乏专业技术或培训
职务说明书的编写是人力资源管理工作的一项专门技术。不少企业由于缺乏职务说明书编写的专业技能或培训，所以也存在描述不规范，用语不准确的现象。尤其是在岗位职责的描述上，它应该是关于一项工作最终要取得的结果的陈述，因此，应准确、清晰地界定岗位任职人应承担的责任，所具有的权限和工作必须达到的目标、规范权责利的关系。但不少企业的职务说明书在描述用语的选择上，笼统地使“负责、管理”等词语，导致岗位职责的描述过小或者过大。标准的岗位职责描述格式：动词+宾语+结果。动词的选择可参照岗位职责动词使用规范表;宾语表示该项任务的对象，即工作任务的内容，结果表示通过此项工作完成要实现的目标，可用“确保、保证、争娶推动、促进”等词语连接。
岗位职责动词使用规范表
管理职责业务职责
决策层主持、制定、策划、指导、督办、协调、委派、考核、交办审核、审批、批准、签署、核转
管理层组织、拟定、提交、制定、支持、督促、布置、提出编制、开展、考察、分析、综合、研究、处理、解决、推广
执行层策划、设计、提出、参与、协助、代理编制、收集、整理、调查、统计、记录、维护、遵守、维修、办理、呈报、接待、保管、核算、登记、送达
3.宣传不到位
职务说明书的编写应是一个由上而下的过程，涉及到企业各个层面。编写职务说明书的目的就是要使员工明确自己的工作责任、作用及基本要求等，所以，在编制过程中应得到全体员工的支持和参与。但是不少企业或各级管理者把该项工作作为"作业"来应付，并没有与员工充分交流，任职人的"反馈"或"确认"环节，所以作用不大;有的由于宣传不到位、员工不知道职务说明书的作用，有些员工误认为职务说明书的编写就是“定岗、定编”这对员工显然是一种威胁，由此出现员工不理解、不利用、不执行的情况，使职务说明书变成可有可无的摆设。
4.编写工作定位不明晰
不少企业把编写职务说明书的工作定位于优化企业的工作流程，解决多头领导现象、改善现有的职责划分等。但是在实际工作中常常会面临两难的选择：是对企业各个岗位工作现状的描述还是对目标状态的描述，“是什么”和“应该是什么”的问题。若选择后者"应该是什么"，则在界定各个岗位职责时必须对现存的职责交叉、职权不明的现象进行调整，这将导致一部分员工的工作职责和权限的变动，可能招致抵制的阻力。在这种情况下，企业又转向了“是什么”，只对岗位工作现状进行描述，失去了职务说明书编写的意义。 因此，职务说明书编写工作必须定位明晰，即是对岗位目标状态的描述，并得到管理者高层的认同和支持。
5.职务说明书的管理不及时
随着企业经营环境的变化和企业的发展，企业中工作业务流程也在不断变化，由此部门职责及岗位工作内容与要求也会不断地发生变化。一般而言，职务说明书应不断修改，修改的频率应根据行业的发展和职责的变化情况灵活进行选择。因此当企业发生重大组织变革和战略调整时，企业应及时修订职务说明书。然而，一些企业的职务说明书并没有随着企业的发展而变化，使得原有岗位的说明书在新形式下已失去价值，职务说明书的规范和指导作用也难以发挥。
因此，职务说明书的编写工作应该首先得到管理高层的认可，取得高层对岗位职责“变革”的理解和支持。在员工的积极参与和配合下，逐步分层实施。根据企业发展战略调整组织结构，根据组织结构确定部门职责。岗位的职责应为部门职责的分解，部门的各项职责应在岗位的职责中得以体现即“人人有事做，事事有人做”。根据任务量和工作的要求，将部门的工作任务合理地分解到具体的岗位，确定部门的岗位设置和人员安排，并明确部门内各岗位的岗位职责。企业编写出规范的职务说明书后，人力资源部应建立职务说明书的动态管理制度，由专人负责管理更新。
